Cada vez as empresas modernas estão mais velozes. Os negócios nunca exigiram tanta rapidez para entregas dos seus produtos ao consumidor final, e por causa dessa característica, muitos profissionais relegam o planejamento do seu trabalho por acharem que se gasta tempo precioso planejando ao invés de trabalhando na sua entrega.

Mas nunca se falou tanto em gestão quanto antes. Nos anos 2000 o Yahoo introduziu um conceito chamado Beta, que em seguida foi apelidado de Beta Perpétuo, pelo simples fato do produto não sair de sua versão Beta para a versão comercial final. De tempos em tempos novas versões e features eram lançadas e testadas pelo mercado como se o produto estivesse sendo entregue em grandes iterações. Esse conceito acabou por evoluir e chegamos então ao MVP – Minimal Value Product ou, numa tradução livre, produto mínimo que agrega valor ao seu cliente e que é incrementado de tempos em tempos.

E com o MVP, as metodologias ágeis fizeram a combinação perfeita, pois os sprints (iterações) vão fazendo o produto ser construído e consertado até que se tenha um release (versão) que possa ser entregue ao cliente para ser usado (MVP) e então incrementado em novos sprints até um outro release e então melhorando o produto final.

Nesse contexto, as equipes de TIC – Tecnologia da Informação e Comunicação, foram as maiores beneficiadas, pelo puro e simples fato da metodologia ter sido berço de seus projetos. Mas e os outros trabalhadores do conhecimento? Como ficam seus planejamentos? Será que a eles podemos aplicar essa metodologia para melhorar o planejamento dos seus projetos?

O que são projetos de comunicação?

Fazer comunicação de forma integrada exige planejamento, como qualquer outro projeto. E uma das materializações do planejamento de comunicação são os projetos. Projeto de comunicação podem ser entendido como um esforço temporário para criar um produto ou serviço único e exclusivo e compreende um conjunto de atividades com início e fim programados conforme define o Guia PMBOK@.

É de grande importância que os projetos de comunicação estejam alinhados aos objetivos organizacionais, visando o cumprimento das metas, sem esquecer dos recursos disponíveis, evitando a superalocação destes nas organizações.

São os projetos de comunicação que ajudarão a empresa a superar problemas e falhas na transmissão de mensagens para os diferentes stakeholders, além de fortalecer a imagem  e reputação.  É importante destacar que cada projeto de comunicação terá especificidades de acordo com as áreas envolvidas e o escopo delimitado.

E por falar em escopo, ele é fundamental, pois os projetos de comunicação precisam ser realistas e bem alinhados ao micro e macroambiente da organização, mas por outro lado precisam ter flexibilidade para que possam ser ajustados, uma vez que trabalhos criativos são muito difíceis de serem preditivos logo no seu início.

Quando criar?

Um projeto de comunicação deve ser criado nas empresas após a análise de cenário e diagnóstico, afinal, não se pode criar um projeto do nada. Para realmente trazer resultados efetivos, ele precisa ter um norte, que é dado pelo planejamento estratégico e reforçado nos objetivos e metas do projeto.

Então, crie projetos de comunicação tendo claro que problema resolver, como, em quanto tempo, por que meios, quem serão os responsáveis e prazos, pois isso é considerado um projeto com objetivo SMART – Specific, Measurable, Assignable, Realistic e Time-related.

Um objetivo SMART deve ser:

• Specific: Específico;
• Measurable: Indicador e meta;
• Assignable: Quem;
• Realistic: realista;
• Time-related: Quando.

Também podemos criar projetos de comunicação quanto desejamos, além de atender a estratégia da empresa, atender a uma necessidade de um cliente, aproveitar uma oportunidade de negócio, resolver um problema da organização, quando queremos criar um novo serviço/produto, além de outras oportunidades.

Quais são os produtos típicos de um projeto de comunicação?

Em projetos dessa natureza, geralmente temos os seguintes principais produtos (dentre outros que cada projeto pode exigir):

1. Plano de Divulgação da campanha de comunicação
2. Evento de lançamento das campanhas de comunicação
3. Criação de um Comitê Interno de Colaboradores
4. Divulgação dos resultados nos veículos de comunicação

Ainda temos os produtos ligados ao gerenciamento do projeto, tais como: Reunião de abertura do projeto (kick-off), Reuniões de acompanhamento e feedback, Relatórios de Status, Cerimônia de encerramento do Projeto, e etc.

Quais as formas mais adequadas de gerir ?

Basicamente podemos encontrar, no mercado, quatro tipos (ciclos de vida) de gestão:

1. Ciclo de vida preditivo: é uma abordagem tradicional, que a maior parte do planejamento do projeto ocorre em seu início, de uma única vez, num processo sequencial de planejamento, desenvolvimento do produto do projeto e entrega.
2. Ciclo de vida Iterativo: nessa abordagem a cada iteração, que envolve planejamento e entrega de parte do produto, podemos receber o feedback do cliente e ajustar o produto na iteração seguinte.
3. Ciclo de vida incremental: Fornece entregáveis (deliverables) finalizados que o cliente pode usar imediatamente.
4. Ciclo de vida ágil: Tanto interativo quanto incremental para refinar itens do trabalho com entregas frequentes.

Mas como escolher qual abordagem é melhor à ser usada no projeto?

Cada projeto possui uma característica própria então o Gerente de Projetos deverá avaliar questões como as abaixo para tomar a melhor decisão:

• Tenho um escopo bem definido (e talvez contratual) que o nível de mudança pode-se considerar baixo?
• O produto está claramente fracionado em versões (roadmap) com os quais o cliente gostaria de receber?
• Possuímos boa definição sobre o que será entregue?
• Temos apenas a equipe definida para trabalhar, mas não temos exatamente uma prioridade do que entregar, mas o tempo já está definido?

Entre outras questões que podem ser usadas para decidir.

Se você gostou desse artigo aguarde, o próximo artigo onde falaremos sobre definições de um plano de comunicação do produto e plano de comunicação do projeto!

Confira nossos materiais gratuitos que separamos sobre projetos de comunicação:

Template para Plano de Comunicação Integrada

Guia completo para projetos de comunicação

Infográfico – Seu plano e projeto de comunicação são efetivos?

Diagnóstico de comunicação para projetos e planos

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Sobre os autores:

Alam Braga

Consultor Especialista em Gestão de Projetos, Palestrante e Professor de Pós-graduação e Graduação em Gerenciamento de Projetos.

Isabela Pimentel 

Consultora especializada em Planejamento de Comunicação Integrada, Mapeamento de Processos e Gestão de Projetos, com mais de dez anos de experiência na área, liderando a Comunicação Integrada - Cursos e Soluções. Professora na ESPM RJ e SP, FGV, Facha e Ipog e Consultora Associada GroupCaliber Brasil.