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O Ciclo de Vida da Transformação Digital - universobpm

Conheça os desafios e obstáculos que as empresas precisam superar para promover a transformação digital que tanto almejam. A maioria sequer sabe como começar. A abordagem já é um primeiro passo, porque você percebeu que não pode perder a competitividade por causa de sua incompetência digital e a organização não está disposta a desaparecer no futuro próximo, a não ser que nada seja feito.

em 05/11/2019
  • Transformação de processos
  • BPM
  • Inovação
  • Tecnologia da Informação

Por Pedro Robledo, especialista em BPM e transformação digital

 

Quando uma empresa pretende realizar uma Transformação Digital, ela encontra dois obstáculos principais:

  • A falta de compreensão do que é a Transformação Digital; e
  • Não saber como começar

A abordagem do tema já é um primeiro passo, uma vez que você perceba que não pode perder  competitividade por causa de uma incompetência digital e a organização não está disposta a desaparecer no futuro próximo se você não fizer nada a respeito.

É importante estar ciente de que a Transformação Digital se refere ao uso de tecnologias digitais para alcançar novos modelos de negócios, nos quais os mundos físico e digital se misturam, com melhorias disruptivas na organização, tornando-se mais competitivas, aumentando a receita, eficiência e satisfação do cliente (ou cidadão), que produzirão três mudanças principais na organização:

  • Mudança da oferta de produtos e serviços;
  • Mudança da cadeia de valor; e
  • Mudança do modelo de negócios.

O ciclo de vida da transformação digital representa uma jornada de inovação que busca a excelência contínua para responder com agilidade a possíveis mudanças econômicas globais, concorrência comercial, novos regulamentos, novas interrupções tecnológicas que estão por vir e, acima de tudo, responder as novas expectativas dos clientes. 

Como qualquer gerenciamento, é necessário incluir uma primeira etapa de DEFINIÇÃO (identificar o novo modelo de negócios digital e definir os objetivos ou desafios a serem alcançados), uma segunda etapa de IMPLEMENTAÇÃO (executar o novo modelo) e uma terceira etapa de AVALIAÇÃO (monitorar o cumprimento de objetivos estratégicos, analisando os resultados e observando as tendências).

A transformação digital deve ser entendida como um processo de inovação permanente, que representamos como um ciclo contínuo. Vamos examinar detalhadamente cada uma dessas três fases principais do ciclo de vida da Transformação digital:

 

1 - Fase de definição das três principais mudanças da nova organização digital:

  • Alteração da oferta de produtos e serviços; 
  • Mudança da cadeia de valor; e
  • Mudança do modelo de negócios. 

Para esse fim, os seguintes estágios devem ser executados:

O Ciclo de Vida da Transformação Digital

 

a) Fase estratégica da inovação digital: processo que começa com a compreensão das estratégias e objetivos da organização, repensando completamente suas operações, para garantir uma proposta de valor atraente para os clientes. Em seguida, a visão digital e a estratégia de negócios são traduzidas para alcançar a transformação digital em mudanças estruturais efetivas através da criação, comunicação, aprimoramento dos requisitos, princípios e modelos-chave que descrevem o estado futuro da organização e possibilitam sua evolução digital.

Para isso, é necessário aplicar a disciplina de Arquitetura de Negócios (AE - EA em inglês Enterprise Architecture), que fornece a capacidade mais completa de alcançar um entendimento comum sobre o que realmente é a infraestrutura e a operação do negócio (estratégias, operações, sistemas e tecnologias), informações e, portanto, saber com mais certeza o que, onde, quando, como e por que transformar digitalmente a organização. 

O estado futuro digital desejado e seu plano correspondente para alcançá-lo, são articulados com a Arquitetura de Negócios, alinhando a estratégia e aos requisitos táticos. Os relacionamentos entre os três principais ativos de uma empresa são definidos: 

  • Negócios (Estratégia, qualidade, cadeia de valor, oferta de produtos e Serviços);
  • Organização (unidades funcionais, colaboradores terceirizados, localização); e 
  • Processos (modelos de processos, eventos, regras de negócios, atividades, fluxos). 

Este estudo permite identificar os principais processos para adaptá-los aos novos modelos de negócios e quais mudanças efetivas são necessárias para eliminar os recursos que não agregam valor (pessoas, sistemas de informação, tecnologia, pessoas, objetos inteligentes...).

A transformação digital implica uma mudança importante da cultura organizacional, sendo um fator de sucesso muito crítico para a eficiência e eficácia da transformação. A mudança organizacional provocada leva a uma mudança de atitude dos colaboradores, porque eles mudam a maneira de realizar e gerenciar o trabalho sob sua responsabilidade. 

A mudança desafia os trabalhadores a aprenderem a se adaptarem além de assimilar informações e alcançar novas habilidades. Para que a mudança seja bem-sucedida, é necessário que o colaborador esteja motivado e, para isso, ele precisará conhecer os objetivos da mudança e ter as ferramentas e informações necessárias para sua nova maneira de trabalhar. Para gerenciar a mudança digital, será necessário liderar sistematicamente um projeto paralelo que cria um clima para a mudança.

 

b) Estágio de modelagem dos principais processos: Com os objetivos estratégicos e táticos definidos na arquitetura de negócios, prioriza-se a modernização, a racionalização e a simplificação dos processos de negócios atuais, bem como a criação dos novos processos-chave necessários para repensar novos negócios.

As soluções BPA (Business Process Analysis) identificam processos de ponta a ponta, definindo modelos de negócios (representação de processos de negócios na notação BPMN - Business Process Model and Notation); realizar simulações no modelo buscando ineficiências, possíveis erros operacionais e inconsistências; e analisar os fatores que limitam o processo, bem como verificar se os modelos estão alinhados com as metas estratégicas e os objetivos de desempenho desejados.

 

2 - Fase de implementação dos principais processos de negócios: 

Depois de ter os modelos dos principais processos sua implementação é necessária, ou seja, a automação dos processos de negócios para execução em um mecanismo BPM: Fluxo de Trabalho (Workflow) , levando em consideração a integração necessária com as tecnologias ( SMACT : Redes Sociais, Mobile, Analytics ou Big Data e Internet das Coisas).

O Ciclo de Vida da Transformação Digital

 

O mecanismo de BPM como orquestrador (organizador, controlador e supervisor) será responsável por executar as diferentes instâncias do processo (casos diferentes de cada modelo de processo), respondendo a todos os eventos que ocorrem, atribuindo de forma otimizada todas as tarefas de maneira priorizada aos participantes de um processo a serem resolvidas no prazo e buscando a satisfação do cliente.

A rastreabilidade completa é obtida conectando os quatro pilares principais em todas as áreas da organização: DADOS (informações de negócios que fluem através do fluxo do processo e informações inerentes à execução das instâncias do processo pelo mecanismo BPM: Workflow ); OBJETOS (objetos inteligentes que através de seus sensores podem enviar ou receber eventos para responder com uma ação interagindo com os processos); ORGANIZAÇÃO (gerenciamento de recursos envolvidos na execução do processo, com alocação dinâmica de participantes de acordo com suas funções); e PROCESSOS. Neste último, o mecanismo armazena todos os dados relevantes do processamento dos fluxos do processo, para poder organizar da melhor maneira os recursos, controlar a execução das atividades, ajudar no processo de tomada de decisão, responder aos eventos que ocorrem e monitorar a conformidade com o desempenho desejado, gerenciando métricas com base no tempo, custos, capacidade e qualidade.

 

3 - Fase de avaliação da Transformação Digital para gerenciamento de desempenho e alcance de objetivos, com alinhamento à estratégia de negócios e análise de melhoria contínua:

 

Isso é feito em duas etapas:

O Ciclo de Vida da Transformação Digital

 

a) Estágio Avançado de Aprendizado e Análise: A Empresa Digital deve sempre buscar a excelência operacional, buscando inovação competitiva. Para analisar qual inovação é necessária, a organização deve estudar o desempenho atual dos 5 principais pilares (Negócios, Organização, Objetos, Dados e Processos) com métricas precisas e relevantes.

Na execução dos principais processos que suportam os novos modelos de negócios da Empresa Digital, é necessário processar todas as informações em tempo real (por meio do BAM - Business Activity Monitoring ), para que a capacidade de gerar alertas ou tomar decisões estejam disponíveis rapidamente (reação a eventos de negócios ou mudanças a serem aplicadas para melhoria contínua) em tempo hábil. O aprendizado de máquina por meio da capacidade cognitiva apoiará a tomada de decisão dos participantes do processo de negócios, pois os ajudará a tomar melhores decisões com base na análise de informações e em grandes volumes de dados. Juntamente com a análise avançada (Streaming Analytics com a aplicação da metodologia CEP - Complex Event Processing – processamento de eventos complexos) permitirá à organização antecipar a detecção de padrões de comportamento, correlacionando eventos que permitem identificar possíveis riscos nas operações no tempo ou identificar oportunidades que exijam ação imediata.

É necessário alinhar o desempenho dos principais processos de negócios que suportam o novo modelo de negócios digital aos objetivos estratégicos, de modo a concentrar o tempo e os recursos necessários para melhorar os processos que ajudam a alcançar os desafios estratégicos. As organizações precisam ser flexíveis bem como estarem preparadas para diferentes mudanças, mas sempre orientadas à sua estratégia, para alinhar o comportamento das pessoas à consecução dos objetivos estratégicos definidos. Para isso, a organização pode basear-se na metodologia BSC (Balanced ScoreCard), que se baseia em facilitar a transformação da estratégia de uma empresa em objetivos operacionais mensuráveis ​​e relacionados, buscando a criação de valor e alinhando a estratégia com pessoas, processos, recursos, orçamento e satisfação do cliente. 

Por meio do Balanced Scorecard, o aprendizado estratégico é possível, uma vez testadas as hipóteses de nossas estratégias, é fácil saber como levar a empresa a alcançar sua visão, tornando um processo dinâmico de feedback permanente e, por exemplo, se alguns fatores externos mudam, permitirá ser proativo e agir rapidamente para se adaptar a novas circunstâncias.

 

b) Estágio de melhoria contínua para otimização de negócios: Dada a mudança e o ambiente competitivo que as empresas enfrentam, é vital considerar uma metodologia de melhoria contínua que permita um modelo de negócios digital otimizado, sustentável e rentável. 

Três metodologias complementares se destacam na busca pela melhoria contínua das operações de uma organização:

  • Metodologia Six Sigma, com foco em fornecer um caminho a seguir para melhorar continuamente a qualidade do produto ou serviço, buscando: economia de custos, eliminação de variabilidade e desperdício, aumento da satisfação do cliente e eficiência de 99,9999%.

 

  • Metodologia Lean, que fornece uma maneira de melhorar continuamente a eficiência nos processos de fabricação ou na prestação de serviços. Para isso, conta com a eliminação no processo produtivo de tudo que não agrega valor. Dessa forma, são alcançados resultados imediatos na produtividade, competitividade e rentabilidade do negócio.

 

  • Metodología TOC (Theory of Constraints), que fornece um caminho a seguir para melhorar continuamente a capacidade de produção. Para isso, baseia-se no ataque às restrições (restrição é tudo o que dificulta ou condiciona o alcance de nossa meta) que limitam a capacidade dos processos produtivos.

 

Fonte: Pedro Robledo

 

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