Especialista afirma que mapeamento de processos é diferencial para aumentar patamar de empresas - universobpm

Segundo o especialista, o mapeamento de processos é primordial para as empresas porque a extrema competividade do mercado faz com que isso seja um diferencial.

O especialista em segurança da informação Sérgio Kojima, da ServDigital, explica que o mapeamento de processos é primordial para as empresas. Isso porque a extrema competitividade do mercado faz com que isto seja um diferencial na organização, proporcionando maior compreensão do processo.

Um dos pontos positivos destacados é a maior eficiência na tomada de decisão. “Com o mapeamento de processos é possível visualizar a trajetória do processo dentro da organização, como as atividades e seus responsáveis, os elementos – mão de obra, recursos – e esforços necessários. Sendo assim, além de reconhecer o que melhorar, o mapeamento otimiza tempo e deixa mais eficiente a tomada de decisão”, explica o especialista.
 
Além disto, o mapeamento ajuda a padronizar o processo, aumentar a produtividade, melhorar a qualidade de entrega do produto e/ou serviço e obter maior satisfação dos clientes, segundo o especialista.
 
“Com a padronização do processo, através de uma documentação, por exemplo, é possível manter um padrão de qualidade de serviço e/ou produto a ser entregue ao cliente. Além disso, com o mapeamento de processos os colaboradores terão um conhecimento maior sobre a organização e sobre o processo, evidenciando problemas a serem melhorados. Dessa forma a empresa se torna mais eficaz, melhora o desempenho e, por consequência, alavanca seus resultados”, acrescenta Sérgio.
 
O especialista elenca abaixo os principais passos para a automatização de processos com uma solução de software BPM:
 
1 – Converse com os donos dos processos
Antes de automatizar processos já existente devemos entender o negócio por trás, suas regras e motivos de ele ser do jeito que é.
 
2 - Envolva no debate da solução de GED/BPM, pessoas de diferentes áreas do negócio, tendo como foco gerar comprometimento com a causa. Representantes da Qualidade, Recursos Humanos, Administração, Financeiro são alguns que devem estar presentes.
 
3 – Identifique os gargalos
Após a implementação de processos muitas atividades que antigamente eram manuais passam a ser mais eficientes, mas ainda assim sempre há espaço para melhorar. Por exemplo, se um funcionário faltar, o processo para?
 
4 – Planeje a automação
O que precisamos para automatizar processos? Será necessário desenvolvimento? Aquisição de novos sistemas? O sistema com o qual preciso integrar permite este tipo de integração?
 
5 – Implantação
Hora de implementar a automação. Realize treinamentos com os usuários afetados, explique a mudança e como ela melhorará no seu dia a dia. É muito importante que os usuários afetados entendam o motivo e os benefícios. Lembre-se que o pior inimigo é a falta de entendimento!
 
6 – Monitore
É muito importante monitorar o comportamento das automações criadas. Com o monitoramento conseguiremos as métricas necessárias para justificar os possíveis gastos gerados e mostrar ao público estratégico a importância destas automações.
 

A disciplina e os sistemas de BPM vieram para preencher uma lacuna importante deixada pelo ERP, com uma visão orientada a processos, integrações e gestão, visando permitir o controle ponta a ponta de todo o trâmite de dados, documentos e informações da empresa e de forma integrada. Portanto, eles devem ser considerados em qualquer estratégia de transformação digital, iniciativas paperless (menos papel), ou simplesmente com o objetivo de evolução de patamar no que tange ao efetivo controle de qualquer negócio, tendo em mente o seu componente mais essencial: os processos estão em todos os lugares.
 
Principais características de um BPM:
 
O BPM executa tarefas com ações amigáveis e configuradas, sempre focando nos dados da atividade em execução e mostrando o que o usuário precisa saber, sem exageros ou informações desnecessárias, com possibilidade de busca de informações previamente existentes nos sistemas legados e entregando de forma efetiva apenas o insumo necessário que o usuário precisa para fazer seu trabalho. Além disso, os processos tornam-se mais rápidos porque a interação é simplificada e as tarefas são comunicadas por e-mail, dashboards e/ou smartphone.
 
Além disso deve permitir através da tecnologia atualmente existente no mercado que os usuários tenham mobilidade em seu dia a dia através do uso de smartphone para executar tarefas, colaborar sobre os ativos corporativos, preencher formulários, realizar aprovações, publicar e consultar documentos entre várias outras facilidades possam ser aplicadas no contexto de negócio de sentido de dar fluidez, agilidade e produtividade ao trabalho do dia a dia. Desse modo, os envolvidos têm diversos meios de acompanhar todas as etapas e têm conhecimento dos prazos e tempos gastos.

 

Fonte: Olhar Direto

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