Business Process Management (BPM): Como utilizar essa disciplina para alavancar sua carreira - universobpm

Minha intenção nesse artigo, é mostrar porque essa disciplina pode revolucionar a forma de se entregar resultados ...

BPM para alavancar a carreira.

Me fale seu sentimento ao se deparar com essa expressão.

Minha intenção nesse artigo, é mostrar porque essa disciplina pode revolucionar a forma de se entregar resultados, beneficiando tanto as organizações quantos os profissionais engajados e motivados em promover as transformações necessárias para o melhor atendimento das necessidades de seus clientes alinhado à eficiência operacional e o propósito pessoal dos colaboradores.

BPM significa Business Process Management. Entender esse assunto pode ser um diferencial competitivo para as organizações e proporcionar resultados nunca antes vistos. Se você é da iniciativa privada ou serviço público, não se preocupe. Esse assunto se encaixa em todos os ramos e profissões. Ouça esse Podcast que preparei sobre o assunto:

 

Esse artigo não é um guia de carreiras, mas o simples fato de conhecer esse tema e aplicá-lo, poderá transformar sua forma de enxergar as coisas, principalmente sobre as atividades que você desempenha diariamente.

O significado de BPM em português é: Gerenciamento de Processos de Negócio. No final das contas essa disciplina trata da gestão das organizações. Visite depois um infográfico bem legal que publiquei sobre esse assunto.

 

Por que resolvi escrever sobre esse tema? (Aparentemente tão batido para algumas pessoas)

 

Em um certo momento da minha carreira, senti uma certa estagnação e falta de propósito no que estava fazendo.

Foi quando tive a oportunidade de participar de um projeto que utilizava a visão de processos de negócio para o desenvolvimento de um software específico (programa de computador).

Foi quando iniciei meus primeiros passos e também quando vieram as primeiras dificuldades. Não encontrava um repositório confiável que pudesse me guiar e orientar na aplicação dos conceitos dessa disciplina.

Atualmente o tema está muito mais difundido e temos excelentes referências em sites, livros, podcasts e blogs.

O propósito aqui é reunir em linhas gerais, o que você precisa saber sobre o tema, para depois sim, aprofundar seus estudos e se especializar cada vez mais no assunto.

Esse post não é exaustivo, mas te dará uma visão sobre:

  • O que de fato é BPM?
  • Como BPM se aplica no nosso dia a dia?
  • Quem precisa aprender sobre o assunto?
  • Quais os benefícios da aplicação dessa disciplina nas organizações?
  • Quais os impactos que BPM causa nas organizações?
  • Preciso me tornar um especialista para aplicar esses conceitos?
  • Se eu quiser aplicar esses conceitos por onde começo?

 Essas são perguntas essenciais para todo e qualquer profissional que queira se beneficiar das práticas de BPM, atuando como profissional da área ou apenas utilizando seus princípios, técnicas e ferramentas para alavancar resultados independente do seu ramo de negócios ou formação acadêmica.

Se você quer definitivamente entender desse assunto, continue lendo esse artigo até o final.

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Vamos em frente abordando cada tópico apresentado na introdução desse artigo.

 

O QUE DE FATO É BPM?

O que é BPM

 

Se eu fosse perguntar ao meu tio que é policial o que significa BPM, certamente ele diria: Batalhão da Polícia Militar.

Se eu perguntar para minha esposa, que é da área de saúde, provavelmente ela dirá que BPM está ligado ao coração e significa: Batimentos por minuto.

Por isso, é importante esclarecer que dentro da área de gestão organizacional, BPM significa Gerenciamento ou Gestão de Processos de Negócio. Esse será o significado de BPM para nós daqui para frente, tudo bem?

Quem me conhece sabe que gosto de simplificar o entendimento de conceitos de forma que a explanação fique a mais clara possível. Em artigos como esse é inevitável não trazer alguns conceitos mais formais, até mesmo para dar respaldo ao desenvolvimento do conteúdo.

Diante disso, quero mostrar brevemente a você, algumas definições de renomados autores sobre o tema:

 hammer-and-champy

Segundo Hammer e Charmpv no livro REENGENAHARIA – Revolucionando a Empresa”, processos de negócio significa:

“Um conjunto de atividades que juntas produzem um resultado de valor para um consumidor. ”

 

reengenharia-de-processos-Davenport

Segundo Thomas H. Davenport, em seu livro “Reengenharia de processos”, processos de negócio é:

“Uma ordenação específica de atividades de trabalho através do tempo e do espaço, com um início, um fim e um conjunto claramente definido de entradas e saídas: uma estrutura para a ação. ”

 

 smith-and-fingar-The-third-wave

Já  para Smith and Fingar, no livro que marcou época no início da década de 2000, “ Business Process Management the third wave”, diziam o seguinte:

“Um conjunto de atividades colaborativas e transacionais coordenadas dinâmica e completamente para entregar valor para o consumidor. ”

 

É claro que temos mais uma diversidade de autores que exploram o tema tais como: Jeston e NelisRummler e Branche, o brasileiro Gart Capote ao qual recomendo seu livro de entrada BPM Para Todos, que explica para leigos o tema, além de muitos outros disponíveis no mercado.

Pode parecer que não há um consenso na comunidade, porém percebemos que a essência é a mesma.

Para afinarmos nosso entendimento, vou tomar a liberdade de “padronizar” esse discurso através do Corpo Comum de Conhecimento sobre processos, o BPM CBOK.

Esse guia tem como propósito trazer uma linguagem comum para comunidade de processos e contém as definições mais aceitas e utilizadas pelos profissionais do ramo em todo o mundo.

Atualmente é a principal referência no tema.

 BPM-Cbok-3.0

Então vamos lá…

Segundo o BPM CBOK, que atualmente está na versão 3.0, processo de negócio significa:

“Uma agregação de atividades e comportamentos executados por humanos ou máquinas para alcançar um ou mais resultados“.

 

Resumo da ópera:

“Processo de Negócio é um conjunto de atividades relacionadas que tem o propósito de gerar valor”

 

Ampliando um pouco o conceito, quando falamos em gerenciar processos de negócio, estamos nos referindo à uma nova forma de visualizar as operações que vão além das estruturas funcionais tradicionais.

Veja o exemplo logo abaixo:

Processos ponta-a-ponta

O fato é que paramos de olhar uma área isoladamente e começamos a promover uma visão interfuncional em nome de um resultado compartilhado e alinhado às estratégias da organização.

Ainda segundo o BPM CBOK 3.0:

 Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM – Business Process Management) é uma disciplina gerencial que integra estratégias e objetivos da organização com expectativas e necessidades de clientes, por meio do foco em processos ponta a ponta. ”

 

BPM busca:

  • Entregar melhores produtos e serviços;
  • Com maior eficiência e eficácia;
  • Cada vez com menos defeitos e desperdícios;
  • Atendendo de forma ágil e efetiva as expectativas dos clientes; e
  • De forma cada vez mais sustentável em âmbitos por exemplo: social, econômico e ecológico.

 

Em outros artigos, vamos explorar outros temas que irão permitir ampliar um pouco mais o entendimento dos itens citados tais como:

  • Modelagem de processos utilizando a notação BPMN;
  • Tecnologias de apoio como os famosos BPMSs (Bizagi, Intalio, Bonita, Camunda e etc.);
  • Métodos para planejamento e transformações de sucesso;
  • Inovação em processos (Design Thinking, Gamification, Canvas, etc.);
  • Estratégia interligada à processos;
  • Experiência/Jornada do Cliente;
  • Projetos versus Processos;
  • Carreira e Certificações (CBPP, OCEB2 e específicas para ferramentas);
  • E muito mais…

 

Se quiser que eu altere a sequência de publicações dos artigos com assuntos que você julgue de maior relevância, é só mandar uma mensagem para nós através do menu Contatos. Teremos o prazer em analisar a possibilidade e atender suas expectativas.

Pronto! Essa é a parte formal que precisamos saber e que nos dará embasamento para prosseguir na evolução do entendimento dos principais pontos da disciplina.

Consegui mostrar mesmo que brevemente a importância do tema?

Fique comigo até o final que tudo ficará ainda mais claro.

 

COMO BPM SE APLICA NO NOSSO DIA A DIA?

como-bpm-se-aplica-no-nosso-diaadia

 

Deixa eu te dar um exemplo para explicar melhor esse tópico.

Atualmente o meio mais fácil e rápido de se comprar uma passagem aérea é por meio do site da própria companhia ou em sites de reservas com esse propósito, correto?

O exemplo que quero mostrar aqui é o de Check-in online. Você já utilizou esse serviço?

Lembro que no início da sua implantação, o único propósito no meu entendimento era garantir um lugar na aeronave. Falo isso pois ao chegar no aeroporto, eu pegava a mesma fila que era utilizada por todos os passageiros, mesmo ele tendo feito o check-in ou não. Daí eu me perguntava:

  • Qual o propósito disso?
  • Que melhoria foi aplicada aqui?
  • Valeu a pena eu “perder” tempo utilizando esse serviço online?

Enfim, esse era meu sentimento como cliente e eu quis trazer aqui apenas para demonstrar o impacto que processos mal estruturados afetam a vida de milhares de pessoas.

Hoje tenho que dar crédito a esse serviço, pois ele melhorou muito em alguns aeroportos.

Atualmente na maioria dos aeroportos do Brasil por exemplo, já é possível encontrar filas divididas em: Check-in convencional, Check-in online, Despacho de bagagens e outros. Sabemos que ainda há espaço para melhorar ainda mais, no entanto, quero deixar aqui meus parabéns aos responsáveis pela aplicação da melhoria contínua.

Esse é apenas um exemplo da importância de as organizações terem seus processos estruturados, otimizados e controlados para aumento da eficiência operacional e com foco na entrega de uma experiência de valor para seus clientes.

Você conhece algum caso parecido?

Poderíamos passar horas aqui falando sobre exemplos comuns em supermercados, bancos, atendimento telefônico da sua operadora de TV a cabo e muitos outros. No entanto por hora é importante saber que:

“Todo produto ou serviço que consumimos, são entregues por meio de processos. ”

Vamos continuar caminhando e responda à pergunta abaixo sem olhar a resposta ainda.

 

QUEM PRECISA APRENDER SOBRE O ASSUNTO?

Quem precisa entender sobre BPM

 

Não só Raimundo Nonato, mas as TODAS as pessoas!

Se você exerce uma profissão, muito provavelmente realiza atividades diárias para produzir os resultados esperados pela empresa ou órgão onde trabalha.

Essas atividades naturalmente fazem parte de algum processo dentro da organização e contribuem para o atingimento de metas e realização da missão (pelo menos assim deveria ser).

Conhecer O QUE, ONDE, QUANDO, POR QUE, COMO E POR QUEM esse trabalho é realizado, é o primeiro passo uma boa gestão da operação e para em seguida quem sabe, entrar em uma fase de proposição de melhorias, sejam elas incrementais ou disruptivas.

Estou há alguns anos exercendo a atividade de professor em universidades, cursos livres e in company e sempre me deparo com vários profissionais de iniciativa privada ou gestão pública, das mais diversas áreas: administração, tecnologia, saúde, jurídica, recursos humanos ou capital humano (termo atualizado), publicidade, dentre muitos outros e isso é excelente.

É uma indicação de que os profissionais que estão diretamente ligados às iniciativas de melhoria/ transformação de processos ou simplesmente são afetados pela execução do dia a dia deles, entendem a importância do assunto para a busca de melhores resultados tanto no lado profissional, quanto no lado pessoal.

E se você atualmente por algum motivo, não exerce nenhuma atividade profissional, saiba que diariamente participa de processos corriqueiros desenhados especialmente para você.

Sabe quando você vai fazer compras no supermercado e encontra filas segmentadas por tipo de cliente? Então, alguém pensou nesse modelo de atendimento. Você concorda com ele?

Quando você liga no suporte da sua TV a cabo, você digita seu CPF e logo após o atendente pegar sua ligação qual a primeira pergunta que ele faz? “Me fale seu CPF senhor para localizar o seu cadastro“. Faz sentido isso?

Esses são apenas alguns exemplos simples, em que você participa de processos definidos por organizações com o propósito de entregar um produto ou serviço.

Para fecharmos esse bloco, veja se você se identifica com o processo a seguir. Ele representa o fluxo de atividades de uma pessoa qualquer pela manhã:

 

 

Exemplo de processo

 

Talvez não nessa ordem e nem todas as atividades descritas, mas eis aqui um breve exemplo de que nossa vida está inteiramente ligada à processos.

Um dos grandes responsáveis pela excelência produtiva japonesa, o norte-americano Willian Edwards Deming, sabiamente dizia:

 

Frase de Deming sobre processos

 

Isso resume um pouco a importância que devemos dar ao tema.

 

QUAIS OS BENEFÍCIOS E IMPACTOS QUE BPM PODE CAUSAR NAS ORGANIZAÇÕES?

 Bnefícios em utilizar BPM

 

Não sei se você está percebendo, mas o mundo está mudando em uma velocidade as vezes assustadora. Isso tudo porque tecnologia está avançando e os clientes estão mudando seus hábitos constantemente.

Meu filho mexe mais rápido no tablet do que eu e você juntos. Esse é o novo consumidor. Não estou falando aqui de futurismo, estou falando de hoje, 2018.

A necessidade que as empresas têm de responder a um mercado cada vez mais exigente e veloz, nos levam a cuidar com mais atenção dos negócios que operamos.

Michael Hammer considerado o pai da reengenharia, juntamente com Lisa Hershman, escreveram um livro em que apenas o título já resume o que estamos falando aqui. O livro se chama: Mais rápido, barato e melhor. Recomendo fortemente essa leitura.

No entanto, faço questão de ressaltar um ponto aqui. Para adicionar valor ao negócio ou simplesmente inovar, é preciso saber primeiramente COMO as coisas acontecem, concorda?

Esse é o primeiro benefício obtido: O AUTOCONHECIMENTO.

O simples fato de conhecer o funcionamento dos processos que a organização opera, traz uma enorme clareza para quem executa ou gerencia o negócio.

Somente após isso, é possível a organização partir para iniciativas do tipo:

  • Aumentar sua produtividade;
  • Entregar um produto ou serviço com qualidade adequada e aderente às necessidades reais dos clientes;
  • Reduzir custos e otimizar a operação;
  • Diminuir defeitos e eliminar desperdícios;
  • Valorizar seus colaboradores;
  • Inovar seu negócio;
  • Dentre muitos outros.

 

Esses são benefícios possíveis e reais alcançados com as práticas de BPM.

 

SE EU QUISER APLICAR ESSES CONCEITOS POR ONDE EU COMEÇO?

Por onde começar em BPM

 

No início do artigo eu coloquei a seguinte frase: BPM para alavancar a carreira. Lembra?

Nesse momento é importante fazermos uma distinção. Existem profissionais que querem seguir a carreira como analista de processos, esse é o nome em geral dado para essa função.

Mas também existem profissionais que querem apenas se beneficiar das práticas de BPM. Gravei um Podcast sobre isso:

 Nesse caso temos duas opções:

 

1 - QUERO SEGUIR A CARREIRA COMO ANALISTA DE PROCESSOS

 

DICA Nº 1 – Estude e se prepare.

Não adianta você querer pular etapas e já começar a conduzir uma iniciativa de processos. É preciso um mínimo de embasamento teórico aliado a um método estruturado para que você tenha condições de chegar a um resultado positivo.

Não quero aqui engessar seu início, só estou falando isso pois já vi muitos profissionais se dizerem especialistas sem mesmo saber o básico.

Por isso, creio que um bom início é a leitura do BPM CBOK 3.0 para alinhamento conceitual. Como falei antes, ele é o principal guia nesse assunto, e vai te mostrar dentro das nove áreas de conhecimento o que você realmente precisa saber para aplicação correta das técnicas e ferramentas em seus projetos.

 

Apenas um alerta aqui: Esse guia como o próprio nome diz, não exauri toda a disciplina e nem vai te trazer um método passo a passo para condução de uma iniciativa. Ele tem o propósito de identificar e fornecer uma visão geral das áreas de conhecimento necessárias para prática BPM.

 

Sobre metodologia estruturada conversaremos em um outro artigo.

Para te ajudar um pouco mais, estou disponibilizando um documento em que reuni alguns livros que julgo interessantes e que me ajudaram muito nessa caminhada. Faça o download agora do arquivo “Leitura Recomendada em BPM”.

 

DICA Nº 2Escolha seus mentores

Engana-se aquele que pensa que somente a leitura de livros, fazer alguns cursos é suficiente para seguir carreira solo. Vai aqui um provérbio africano já bastante conhecido e extremamente pertinente para esse momento:

 

se-vocÊ-quer-ir

Foi assim que comecei minha carreira e é assim que continuo até hoje. Seus mentores podem ser pessoas com mais tempo de estrada e que te orientarão no dia a dia. As dificuldades vão aparecer, pode acreditar. Essas pessoas te darão a segurança necessária para continuar.

Além de profissionais mais experientes, você pode escolher autores de livros que você se inspira, blogs que você segue, canal do youtube na área, enfim, alguém ou algum meio que você possa recorrer sempre que necessário.

Em outros artigos vou detalhar um pouco mais sobre essa carreira e quem sabe assim te ajudar a trilhar esse caminho, caso assim desejar.

Uma outra dúvida recorrente é a seguinte: Preciso de certificação para começar na área?

A resposta é NÃO!

A certificação é um instrumento importante, mas não é um pré-requisito para atuação profissional na área. Tenho um artigo completo sobre esse tema, mas por enquanto veja as principais:

 

  • CBPP (Certified Business Process Professional)

emitido pela ABPMP.

 

  • OCEB 2 (OMG Certified Expert in BPM)

 

   emitido pela OMG.

 

Só mais um ponto importante aqui: Se você é um profissional que já tem um tempo de carreira em outra área, ressalto que todo conhecimento adquirido até o momento, pode e deve ser utilizado. Nada se perde. Essa é uma boa notícia!

 

2 - QUERO APENAS ME BENEFICIAR DAS PRÁTICAS DE BPM

 

Ainda não falei aqui sobre modelagem de processos e como utilizar a notação BPMN para expressar de forma gráfica seus processos.

Ao final desse artigo deixei um link para você conhecer um pouco mais esse tema.

 

DICA Nº 1Entenda os processos em que você trabalha e suas interfaces

Essa pode ser uma atitude tímida, mas nada melhor do que começar por onde você já conhece. Talvez suas atividades ainda não estejam documentadas e muito menos são conhecidas pela organização.

Documentar essas atividades e de preferência de forma gráfica, ajudará na compreensão de como as coisas acontecem, se são executadas da melhor forma e por fim, saber se o resultado produzido é apropriado.

A figura abaixo mostra algumas informações relevantes a serem levantadas em um primeiro momento:

 

Componentes de um processo

 

A partir das informações levantadas, o próximo passo é detalhar o fluxo para o entendimento detalhado do seu funcionamento. Exemplo:

 

O fluxo acima foi feito em uma ferramenta gratuita chamada bizagi. Porém, pode-se utilizar qualquer outra que te dê um resultado parecido com o demonstrado aqui. Em outro momento vou ensinar você a utilizar melhor as ferramentas tipo o próprio bizagi, intalio, camunda, dentre outras.

Para esse momento procure entender:

  • As principais informações sobre o processo (Siga a figura de visão geral: Processo, Entradas, Regras, Recursos e Saídas);
  • Qual evento que inicia o processo;
  • Detalhe as atividades realizadas e quem executa;
  • Expresse claramente ao final o resultado gerado.

Parece pouco? Te garanto que a maioria das organizações não tem isso expresso.

 

DICA nº 2 Faça uma reflexão sobre as informações coletadas

Depois das informações coletadas, pergunte a você mesmo:

  • Essas atividades fazem sentido acontecerem da forma como estão descritas?
  • Existem atividades duplicadas ou sendo executadas de forma equivocada?
  • Tem algum ponto onde posso melhorar de forma rápida e que cause um impacto imediato?

Se nesse momento você já conseguir fazer proposições de melhorias ótimo. Esse é o caminho.

 

DICA nº 3 – Divulgue o resultado ao seu gestor

O simples fato de você se preocupar com essas questões e buscar uma solução que traga maior eficiência no trabalho e resultados positivos para a organização, com certeza causará uma boa impressão.

Talvez esse seja um início para um upgrade na sua carreira. Aconteceu exatamente assim comigo!

Pode parecer um pouco superficial o que estou dizendo aqui, mas ao colocar em prática esses pequenos passos, você estará iniciando uma jornada em busca de melhores resultados para organização alinhada à sua valorização profissional.

Vou encerrando minha fala por aqui, afinal, esse artigo está ficando um pouco longo e não quero cansar você.

BPM para alavancar a carreira. Ficou mais clara essa expressão?

Espero ter ajudado mesmo que minimamente com esse artigo. A intenção aqui é compartilhar experiências e retribuir tudo o que aprendi com pessoas maravilhosas e ainda estou aprendendo sobre esse tema fascinante e tão presente em nossas vidas.

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Sua interação é muito importante.

Um grande abraço e até o próximo artigo.

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CONTEUDO COMPLEMENTAR

 

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